Ontwikkelingen in organisatiestructuur, personeel en huisvesting

De Ksa is als zelfstandig bestuursorgaan zelf verantwoordelijk voor de interne organisatie, het doelmatig, rechtmatig en professioneel uitvoeren van haar taken en opdrachten, de bedrijfsvoering en het financieel en materieel beheer.

Door de legalisering en regulering van online kansspelen kwam er in 2021 een nieuwe legale kansspelsector bij. Dat vraagt om een ander type toezicht dan het fysieke aanbod van kansspelen. Dat betekent: toezicht steeds meer houden op basis van data en inzicht in risico's. Daarvoor is een goede informatiepositie onontbeerlijk.
De nieuwe taken die de Ksa er bij kreeg, betekenden ook een groei van circa 80 formatieplaatsen in 2018 naar 106 eind 2022.

Tezamen waren deze ontwikkelingen voor de Ksa aanleiding om te kijken of de organisatie nog optimaal is toegesneden op haar taken en uitdagingen. De Ksa heeft gekozen voor een nieuwe organisatiestructuur met zeven in plaats van zes afdelingen. De nieuwe organisatie is per 1 april 2022 van start gegaan en ziet er zo uit:

De grootste wijzigingen waren de nieuwe afdelingen Analyse & Onderzoek en Informatisering & Automatisering. De afdeling Analyse & Onderzoek (A&O) draagt bij aan doelmatig toezicht door voor de andere afdelingen informatie over de kansspelwereld te bundelen, te analyseren, te verrijken en te duiden. Ook is hier het functioneel beheer van de CDB en Cruks belegd en draagt de afdeling bij aan het ontwikkelen van kennis door het coördineren en (laten) uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek.

Informatisering en automatisering vormen in toenemende mate de ruggengraat van de Ksa. Deze disciplines waren eerder ondergebracht in verschillende afdelingen en zijn nu samengebracht in een zelfstandige afdeling. Goed informatiemanagement en veilige, betrouwbare ICT-voorzieningen spelen een cruciale rol bij vrijwel alle werkprocessen van de Ksa.

Om vorm te geven aan een toekomstbestendige informatievoorziening en -huishouding, heeft de Ksa een strategisch en operationeel meerjarenplan Informatievoorziening (AO/IV-visie) vastgesteld dat regelmatig wordt geactualiseerd. Voor de thema's informatiebeveiliging en cyberweerbaarheid is er een strategisch informatiebeveiligingsplan. De operationele plannen worden uitgewerkt conform de ISO/NEN 27001-norm en een Informatie Management Security System.

Divers personeelsbestand

Het personeelsbestand van de Ksa groeide van circa 92 medewerkers eind 2021 naar 106 medewerkers eind 2022 (exclusief een externe schil van circa 10 procent). Het personeelsbestand is divers van samenstelling; er is evenwicht tussen mannen en vrouwen en ook de verschillende generaties zijn goed vertegenwoordigd. Er is een gezonde instroom, doorstroom en uitstroom. Van de 49 medewerkers die de afgelopen drie jaar startten bij de Ksa, zijn 30 tussen de 20 en 30 jaar. Vooral vacatures voor medewerkers met meer ervaring en specialistische medewerkers zijn op dit moment moeilijk te vervullen. Juist daar is momenteel de meeste mobiliteit.

Om de eigen mensen te binden en boeien biedt de Ksa interessant en relevant werk. Medewerkers krijgen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden het beste uit zichzelf te halen. De werksfeer is sociaal en persoonlijk, en er is aandacht voor een goede balans tussen werk en privé.

De arbeidsmarkt is krap, maar de Ksa heeft een goede reputatie als werkgever. De bekendheid van de Ksa als werkgever kan wel beter. Grotere overheidsorganisaties zijn de grootste concurrenten van de Ksa op de arbeidsmarkt.

Groei komende jaren

In de komende drie jaar groeit de Ksa naar verwachting tot circa 135-140 fte. Een exactere schatting is op dit moment nog niet mogelijk. Een permanente flexibele schil met specifieke deskundigen zal daarbij altijd noodzakelijk zijn.

Op 31-12-2022 had de Ksa 106 medewerkers met een arbeidsovereenkomst waarvan:

Als logisch vervolg op de organisatieverandering die hierboven is geschetst, startte de Ksa in de tweede helft van 2022 met het ontwikkelen van een strategisch personeelsplan, dat inmiddels is afgerond. Voor 2023 staan de verdere verbetering van de P-cyclus, het opleidingsbeleid en alle faciliteiten daaromheen op het programma. Daarnaast zal ingezet worden op effectievere wervingsprocessen, passend bij de huidige arbeidsmarktsituatie. Hierbij zal ook de huidige arbeidsmarktcommunicatie aan bod komen en waar nodig worden aangepast.

Zowel het ziekteverzuimpercentage als de meldingsfrequentie lag iets hoger dan voorgaande jaren. Enerzijds was dit gerelateerd aan een stijging van het kort verzuim. Anderzijds was er een stijging van het langdurig ziekteverzuim door oorzaken die niet werkgerelateerd waren. De ziekteverzuimcijfers liggen lager dan het landelijk gemiddelde.

Klachten tegen (medewerkers van) de Kansspelautoriteit behandelt de Ksa volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Regeling klachtbehandeling. In 2022 ontving de Ksa één klaagschrift. Deze klacht bevatte drie verschillende onderdelen. Slechts één onderdeel kon worden aangemerkt als klacht in de zin van hoofdstuk 9 van de Awb. Dit onderdeel ging over manier waarop de Ksa is omgegaan met een melding over vermeende misstanden. De andere twee onderdelen gingen over het beleid rond kansspelen op afstand en de behandeling van aanvragen van een vergunning hiervoor. De klacht is op alle onderdelen ongegrond verklaard.

In februari 2022 verhuisde de Ksa naar een nieuw ingericht kantoor in kantorencomplex New Babylon aan het Anna van Buerenplein, direct naast station Den Haag Centraal. De groei van de organisatie maakte deze verhuizing nodig. Met de verhuizing heeft de Ksa haar huisvestingsvisie gerealiseerd: een kantoor in Den Haag, goed bereikbaar, met een front office voor bezoekers en een back office voor medewerkers. Het nieuwe kantoor is mede ingericht op basis van de ervaringen en inzichten die zijn opgedaan tijdens de coronapandemie. Het biedt ruimte voor een mix van ontmoeten, verbinden, samenwerken en het voeren van vertrouwelijke gesprekken. Voor en tijdens de verhuizing is nadrukkelijk oog geweest voor duurzaamheid.

De Ksa heeft in 2022 uitgangspunten opgesteld voor hybride werken. De bevindingen met hybride werken zijn (en worden) periodiek geëvalueerd.

De Ksa volgt het inkoopbeleid van de Rijksoverheid op het gebied van duurzaamheid. De Ksa wil effectief inkopen tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn hierbij belangrijke criteria. Bij het inkopen van goederen en diensten wordt er op gelet of leveranciers hier aandacht voor hebben.

De Ksa stimuleert medewerkers om met de trein naar het werk te komen en zo min mogelijk documenten te printen.

In 2022 bracht de Ksa de basis (verder) op orde in de omgang met persoonsgegevens. Het privacybeleid is uitgewerkt in werkinstructies, die organisatiebreed worden uitgedragen en toegepast. Om verdere stappen te zetten op het gebied van privacybescherming is in 2022 het ambitiedocument 2023-2026 opgesteld. Daarin staat omschreven wat de Ksa nu al heeft bereikt en wat de ontwikkelpunten zijn. De Ksa streeft ernaar om de - vaak wettelijk verplichte - privacymaatregelen steeds beter te borgen in een terugkerende PDCA-cyclus. Dit gebeurt in nauwe afstemming met de ontwikkelingen rond informatiebeveiliging en de informatiehuishouding van de Ksa. Ook het verder op orde brengen van de informatiehuishouding in het kader van de Woo is hiervoor van belang.

De Ksa hanteert vrijwillig onder andere de volgende gedragsregels:
• Gedragscode Integriteit Rijk
• Inkoopbeleid
• Reglement bescherming persoonsgegevens
• Reglement gegevensbeheer Kansspelautoriteit