Inrichten en beheren controledatabank


De wet Kansspelen op Afstand verplicht aanbieders van kansspelen op afstand om near real time speelgegevens vast te leggen. Deze gegevens moet de aanbieder plaatsen op een afgescheiden computersysteem. Dit afgescheiden systeem noemt de wetgever de controledatabank, ofwel CDB.

Als aanbieder van online kansspelen bent u verplicht om de Kansspelautoriteit en andere toezichthouders toegang te verlenen tot uw CDB. Zo kan worden gecontroleerd of u zich aan de regels en voorschriften houdt.

De databank moet voldoen aan alle door de Kansspelautoriteit opgestelde vereisten over de inrichting en het gebruik.

Download updates datamodel en XSD's

Op 3 september 2024 zijn het datamodel en de XSD’s geüpdatet naar datamodel versie 1.11. Deze wijzigingen zijn doorgevoerd in verband met de Beleidsregel verantwoord spelen 2024 en de Regeling speellimieten en bewuster speelgedrag.

Voor deze updates heeft u tot 3 december 2024 de tijd om de vereiste aanpassingen in uw CDB te doen.

Vanaf 3 december 2024 moet uw CDB ingericht zijn volgens de huidige specificaties (versie 1.1) en functioneren volgens het geüpdatete datamodel (versie 1.11) en XSD’s (versie 1.11).

Instructie inrichten controledatabank

Op 14 juni 2023 heeft de Ksa nieuwe specificaties (versie 1.1) voor de CDB gepubliceerd. De wijzigingen in de specificaties hebben het karakter van een administratieve verduidelijking. We verwachten dat de impact op uw systemen nihil is.

U had tot uiterlijk 1 oktober 2023 de tijd om versie 1.1 van de specificaties in gebruik te nemen.

Bekijk het totaaloverzicht van updates van het datamodel, de specificaties en XSD’s.

KSA CDB Datamodel version 1.11 - 3 September 2024 (pdf, 793 kB)

KSA XSD version 1.11 - 3 September 2024 (zip, 17 kB)

KSA CDB Specifications version 1.1 - 14 juni 2023 (pdf, 463 kB)

Let op: ziet u inconsistenties tussen het datamodel en de XSD? Bijvoorbeeld in spelling? Ga dan altijd uit van de XSD.

Download praktische toelichting

Om u te helpen bij het inrichten van uw CDB hebben we een aantal voorbeelden op een rij gezet.

Praktische toelichting versie 2.0 23 augustus 2023 (pdf, 270 kB)

Klaar met inrichten? Gebruik formulier voor vergunningaanvraag

Gebruik altijd het CDB vragenformulier wanneer u in het digitale portaal verklaringen over uw CDB instuurt. U vindt dit formulier bij benodigde documenten.

Let op! Dit formulier wordt gebruikt als leeswijzer bij uw documenten. Stuurt u documenten opnieuw in? Bijvoorbeeld omdat er wijzingen zijn. Dan moet u ook dit formulier opnieuw invullen en meesturen.

Geef daarbij altijd de volledige bestandsnamen met versienummer aan. Ook van documenten die u al hebt ingestuurd en die niet wijzigen. Documenten die niet wijzigen hoeft u niet opnieuw in te sturen.

Integratietest en productieaansluiting

Heeft u een vergunning aangevraagd? Als u alle documenten voor het onderwerp CDB heeft aangeleverd en deze inhoudelijk juist en volledig zijn, bellen wij u om een afspraak te maken voor een startgesprek voor de integratietest.

Bij de integratietest testen we de verbinding tussen uw CDB, onze systemen en de gegevensverwerking. Een goed functionerende CDB is ten allen tijde uw eigen verantwoordelijkheid. Tijdens de test controleert de Ksa of u aan alle voorwaarden voldoet.

Het inplannen, uitvoeren en afronden van de integratietest test duurt circa 6 weken. Bij maatwerk hebben wij meer tijd nodig.

Wat u ten minste nodig heeft voor de integratietest CDB

  • Een testomgeving die werkt zoals uw productieomgeving. Dit betekent dat de data naar uw CDB automatisch gegenereerd wordt zonder handmatige manipulaties.
  • Testgegevens

Waar uw testgegevens aan moeten voldoen hangt af van uw spelaanbod en het aantal spelers dat u verwacht. Dit bespreken wij met u in het startgesprek. Tijdens het startgesprek ontvangt u ook verdere technische informatie om de integratietest CDB zo soepel mogelijk te laten verlopen.

U bent zelf verantwoordelijk voor uw testomgeving en testgegevens. Deze moeten voldoende representatief zijn en werken conform de specificaties van uw live controledatabank.

De testomgeving moet minimaal 3 maanden na ingebruikname beschikbaar blijven. Dit is om eventuele herstelacties op productiebevindingen te kunnen testen vóór de implementatie ervan.

Het eindresultaat van een integratietest blijft 3 maanden geldig. Als uw CDB na 3 maanden nog niet live is, dan moet uw CDB opnieuw getest worden.

Geen wijzigingen aan uw CDB na de integratietest

Uw CDB en de integratie met onze systemen dienen ongewijzigd te blijven tot aan de aansluittest op productieniveau. Als u nieuwe functionaliteit of updates doorvoert mag dat geen gevolgen hebben voor de testuitkomst.

Bent u toch van plan een wijziging door te voeren? Meld dit ons zodat wij de impact kunnen bepalen op de geldigheid van de tests. U heeft op dat moment de contactgegevens van het CDB team van ons ontvangen.

Als de integratietest niet slaagt

Als de integratietest niet slaagt kunnen wij de vergunning weigeren. Bijvoorbeeld als wij behalve problemen met de aansluittest ook andere gebreken constateren in uw aanvraag.

Het is ook mogelijk dat u wel een vergunning krijgt maar dat u pas mag exploiteren als u de aansluittest succesvol heeft gedaan.

Vragen bij het belastinggedeelte van uw CDB

Waar maakt de Belastingdienst de eisen voor het belastinggedeelte van mijn CDB bekend?

De Belastingdienst maakt specificaties voor het belastinggedeelte van uw CDB beschikbaar via het platform voor ondersteuning digitaal berichtenverkeer, ofwel ODB.

Naar verwachting doen zij dit in april 2021. De auditfiles en aanvullende specificaties voor het belastinggedeelte van uw CDB zijn genaamd XML Auditfile Kansspelen op afstand, ofwel XAK.

  • U heeft een ODB account nodig om gebruik te maken van dit platform. Dit kunt u op elk moment kosteloos bij hen aanvragen.
  • Met uw ODB account kunt u zich ook abonneren op berichten om op de hoogte te blijven van wijzigingen van de auditfiles.

De Belastingdienst adviseert om op tijd een account aan te maken voor het ODB platform. Dan heeft u zo snel mogelijk de beschikking over de dataset en bijbehorende eisen van de Belastingdienst.

Moet ik mijn CDB laten testen op specificaties van de Belastingdienst?

Ja, u kunt uw CDB door de Belastingdienst laten testen voor het belastinggedeelte. U doet dit na inrichting van uw CDB aan de hand van de dataset en specificaties van de Belastingdienst. Deze test wordt op een nader te bepalen moment uitgevoerd.

Heeft het testtraject bij de Belastingdienst gevolgen voor mijn Koa-aanvraag?

Wij stellen bij uw vergunningaanvraag geen vragen over de belastingheffing via uw CDB.

Als u een vergunning krijgt van de Kansspelautoriteit moet u nog steeds de testen met de Belastingdienst doorlopen voor het belastinggedeelte van uw CDB. De artikelen 34l van de Wet kansspelen op afstand en 5.2 en 5.3 van het Besluit kansspelen op afstand blijven immers onverkort van toepassing.

Met wie moet ik contact opnemen met vragen over het belastinggedeelte van mijn CDB?

Gaat uw vraag over het belastinggedeelte of over de belastingheffing?

  • Vragen over het belastinggedeelte van uw CDB of over auditfiles van de Belastingdienst stelt u via odb.belastingdienst.nl
  • Vragen over de belastingheffing stelt u via koa@belastingdienst.nl

Overige vragen over uw CDB kunt u stellen aan de Kansspelautoriteit.

Zodra u een vergunning krijgt van de Kansspelautoriteit voor het aanbieden van kansspelen op afstand krijgt u van de Belastingdienst een contactpersoon.

Beheren van uw controledatabank

Als vergunninghouder moet u de CDB actief beheren. Het beheer moet gericht zijn op:

  • Voorkomen van verstoringen
  • Garanderen van beschikbaarheid van de CDB
  • Optimaal functioneren van de CDB
  • Tijdig signaleren wanneer onderhoud of vernieuwing van applicaties of de infrastructuur noodzakelijk is

Ook een wijziging in spelaanbod of bedrijfsvoering kan leiden tot een aanpassing in CDB, infrastructuur, processen of datamapping.

U meldt iedere relevante wijziging of verstoring van de CDB.

Toekomstige wijzigingen specificaties en datamodel

Wijzigingen op de specificaties en het datamodel zijn mogelijk. Bijvoorbeeld als er technische of administratieve updates zijn. Ook zijn er inhoudelijke wijzigingen mogelijk, bijvoorbeeld als de regelgeving wijzigt. Updates kunt u altijd op deze overzichtspagina vinden.

Op basis van ervaringen van andere kansspeljurisdicties verwachten wij jaarlijks een nieuwe versie van de specificaties en het bijbehorende datamodel te publiceren.

Aan deze informatie - of door ons verstrekte aanvullende informatie - kan geen zelfstandige toestemming worden ontleend voor het aanbieden van een bepaald kansspel of een deel daarvan. Toestemming om een ​​bepaald kansspel aan te bieden bestaat alleen en voor zover aan de exploitant een vergunning is verleend als bedoeld in de Wet op de kansspelen.

Vergunninghouders moeten voldoen aan alle vereisten voor de CDB, inclusief updates en toevoegingen. Het niet naleven van deze vereisten wordt beschouwd als een overtreding van de Nederlandse regelgeving waartegen de Kansspelautoriteit kan optreden. Onder alle omstandigheden prevaleert de tekst van de Wet op de kansspelen, inclusief de daarop gebaseerde regelgeving.

Vragen over de gegevens in de controledatabank

Wie heeft toegang tot gegevens uit de CDB?

De gegevens uit de CDB moeten zorgvuldig behandeld worden. Ze mogen niet zomaar openbaar worden gemaakt. De Ksa mag gegevens uit de CDB gebruiken voor toezicht. De Belastingdienst heeft een eigen CDB-toegang.

Waarom vraagt de Ksa gegevens op, terwijl deze ook in de CDB beschikbaar zijn?

  • Voor de validatie van de gegevens uit de CDB. Dit is een van de manieren om de juistheid en compleetheid van informatie uit de CDB te controleren.
  • Voor ons toezicht is het soms nodig om meer gegevens op te vragen dan beschikbaar in de CDB. We vragen dan de gehele dataset op.
  • Soms kunnen we gegevens uit de CDB tijdelijk niet gebruiken, bijvoorbeeld door een storing, vertraging in verwerking of de additionele kwaliteitscontroles. Ons toezicht mag hier geen hinder van ondervinden.
  • Het doel, de inhoud en het gebruik van de CDB is in de Wet op de kansspelen beperkt. Daarom kan het noodzakelijk zijn om gegevens via een andere route op te vragen. Gegevens worden dan niet opgevraagd op grond van de Wet op de kansspelen, maar op grond van de Algemene wet bestuursrecht (artikel 5.17).

Vragen en antwoorden bij beëindiging CDB

Waarom moet ik de Kansspelautoriteit minimaal 5 dagen voor gepland onderhoud informeren?

Wij willen tijdig op de hoogte zijn van een geplande verstoring in, aan of van uw CDB, bijvoorbeeld door onderhoud. Zo voorkomt u dat wij overbodig onderzoek doen naar mogelijk disfunctioneren van de CDB.

Hoe doet de Kansspelautoriteit fysiek onderzoek aan mijn CDB?

Volgens het Besluit Koa is de Kansspelautoriteit bevoegd om fysiek onderzoek te doen aan uw CDB. Bij fysiek onderzoek gaat het om bevoegdheden in het kader van toezicht zoals:

  • betreding van de ruimte waar de CDB is geplaatst (artikel 5:15 Awb en artikel 34e Wok)
  • het onderwerpen van de CDB aan onderzoek (artikel 5:18 Awb) en
  • verzegeling van de CDB dan wel de ruimte waar die zich bevindt (artikel 34d Wok)

Hoe regel ik fysiek onderzoek aan mijn CDB als ik apparatuur of inzet van dienstverleners huur?

Als u computerapparatuur of dienstverleners huurt voor uw CDB neemt u in het contract met de verhuurder of dienstverlener op dat wij onze onderzoeksbevoegdheden kunnen uitvoeren. U neemt dan bijvoorbeeld op dat een datacenter of de dienstverlener de Kansspelautoriteit toegang geeft tot de opgeslagen gegevens.

De inhoud van bijvoorbeeld een gehuurde computer kan door de security officier van het datacenter beschikbaar worden gesteld voor overname van die gegevens door de Kansspelautoriteit.

Waarom moet ik voor mijn CDB een exitplan hebben?

Een exitplan CDB is verplicht bij de vergunning voor het aanbieden van kansspelen op afstand.

Met uw exitplan voldoet u aan de eisen in artikel 5:3 Besluit Koa, de leden 3 (toegang), 4 (bescherming van gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking) en 5 (veilige overdracht van gegevens) bij beëindiging van een CDB.

In het bijzonder moet uw exitplan een oplossing bieden voor voor de 12-maanden-termijn (artikel 4.13, vierde lid, RKoa) bij beëindiging van de CDB.

Welke exit-situaties moet ik beschrijven in mijn exitplan?

Met uw exitplan dekt u zowel een aangekondigde als een onverwachte beëindiging van uw CDB af. De aanleiding voor een beëindiging kan bijvoorbeeld zijn: einde van uw vergunning, overname van uw bedrijf, of faillissement. Uw exitplan voorziet in de daarbij passende maatregelen.

Wanneer meld ik een exit-situatie?

In uw exitplan neemt u in elk geval op dat u een naderende beëindiging bij de Kansspelautoriteit meldt zodra deze bekend is. In elk geval doet u de melding uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de inwerkingtreding van het exitplan.

In het plan is ook opgenomen hoe u de melding aan de Kansspelautoriteit doet. Bijvoorbeeld zowel mondeling als schriftelijk.

Hoe regel ik de overdracht van data?

U moet zelf zorgdragen voor passende beheersmaatregelen voor de data in de CDB.

Het is mogelijk dat u zelf niet meer in staat bent om de integriteit en beschikbaarheid van de (meta)data te waarborgen. Bijvoorbeeld bij een (plotseling) faillissement.

Daarom neemt u in uw exitplan op hoe de Kansspelautoriteit beschikking krijgt over uw technische middelen als u daar zelf niet meer toe in staat bent.

Alleen als u dat zelf niet meer kunt, zorgen wij voor een complete en accurate beëindiging en vernietiging van de (meta)data. De kosten hiervan worden op u verhaald, eventueel via de curator.

Let op: ter beschikking stelling aan de Kansspelautoriteit is dus een voorziening voor noodgevallen. Het is geen standaard beheersmaatregel.