Toelichting meldplicht vergunninghouders

Toelichting op de verplichting van een vergunninghouder van casinospelen, (niet-incidentele) loterijen of sportweddenschappen om incidenten bij de Kansspelautoriteit te melden.

Een vergunninghouder van casinospelen, (niet-incidentele) loterijen of sportweddenschappen is op grond van zijn vergunning verplicht om incidenten in zijn bedrijfsvoering te melden bij de Kansspelautoriteit (Ksa). Met deze Toelichting op de verplichting van een vergunninghouder om incidenten bij de Ksa te melden verduidelijkt de Ksa de meldplicht en de wijze waarop een vergunninghouder een incident bij haar moet melden.

Doel van het melden van incidenten

De tijdige melding van een incident door een vergunninghouder stelt de Ksa in staat om met toezicht de belangen van de consument en de publieke belangen te beschermen tegen de schadelijke gevolgen van een incident. Dit toezicht draagt bij aan (de borging van) het vertrouwen van de samenleving en de Ksa in een veilige kansspelmarkt en een betrouwbare vergunninghouder. Daarbij draagt de meldplicht bij aan transparantie tussen de Ksa en de vergunninghouder bij de afhandeling van incidenten. Doordat de aanbieder de Ksa informeert en laat zien dat hij beschikt over een beheerste bedrijfsvoering waarin een incident op adequate wijze wordt afgehandeld, wordt het vertrouwen in de vergunninghouder bevestigd en/of versterkt. De Ksa kan dit vertrouwen dan ook naar haar stakeholders uitdragen.

Definitie van incident

De vergunning definieert incidenten als 'alle situaties die het vertrouwen van de consument in de vergunde kansspelen kunnen schaden'. De Ksa verstaat hieronder gebeurtenissen, handelen of nalaten of andere omstandigheden die het vertrouwen van de consument in de kansspelaanbieder, zijn kansspelaanbod of (de veiligheid van het spelen op) de kansspelmarkten (kunnen) beschadigen dan wel de continuïteit van het bedrijf en de bedrijfsvoering in gevaar (kunnen) brengen.

Hiervan zal bijvoorbeeld sprake zijn als het incident schade toebrengt of dreigt toe te brengen aan de publieke belangen op de kansspelmarkt of als het incident een publiciteitsprofiel heeft.

Als vuistregel kan worden gehanteerd dat een incident, die door een verantwoordelijk manager binnen de organisatie van een vergunninghouder aan de raad van bestuur of vergelijkbaar managementniveau wordt gemeld, ook bij de Ksa gemeld moet worden.

Voorbeelden van incidenten die door vergunninghouders gemeld moeten worden
  • een vergunninghouder publiceert een verkeerde uitslag;
  • een trekking van een loterij die niet goed is gegaan door een hapering in de (IT-)systemen;
  • een productiefout in meerdere speeltafels waardoor klanten zijn benadeeld;
  • de deelname van minderjarigen aan een kansspel;
  • onjuist aantal verstrekte deelnamebewijzen aan deelnemers;
  • verstoringen in processen rondom toegangscontrole, trekking of uitbetaling.
  • (vermeende) fraude;
  • betrokkenheid van de vergunninghouder bij onderzoek van het Openbaar Ministerie, bijvoorbeeld in verband met witwassen van geld, verduistering of oplichting;
  • ontslag van directeur of senior manager wegens misbruik van positie of vanwege ongewenste vermenging van zakelijke en privébelangen;
  • (verwachte) berichtgeving in de media over betrokkenheid van de vergunninghouder of medewerkers bij vermoedelijke strafbare feiten of andere wetsovertredingen;
  • incidenten bij de beveiliging van netwerken en apparatuur, die leiden tot een aanmerkelijke kans op nadelige gevolgen voor de bescherming van (persoons-)gegevens die door (of namens) de vergunninghouder worden verwerkt. Dit komt in de praktijk neer op het informeren van de Kansspelautoriteit over incidenten waarvoor ook (gelijktijdig) melding moet worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meldplicht vergunninghouder

Vergunninghouder heeft een verplichting tot het melden van een incident. Deze verplichting bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Onverwijld melden van incident bij de Ksa: de vergunninghouder meldt een incident bij de Ksa binnen 72 uur nadat de binnen zijn organisatie voor het incident verantwoordelijke manager de gebeurtenis, gedraging of andere omstandigheid als zodanig heeft geïdentificeerd c.q. redelijkerwijze had kunnen identificeren.
  2. Vastleggen van de afhandeling van incidenten: bij de afhandeling van een incident dient de vergunninghouder in elk geval de informatie als bedoeld onder 5 b) vast te leggen.

Uitgangspunten van de Ksa bij het afhandelen van incidenten

Bij de afhandeling van een melding kent de Ksa de volgende uitgangspunten:

  1. De vergunninghouder heeft een eigen verantwoordelijkheid bij het afhandelen van incidenten. Hij beschikt over adequaat beleid om incidenten te beheersen en past dit beleid toe. Meer specifiek:
  • dient hij zijn bedrijfsvoering zo in te richten dat hij incidenten tijdig identificeert;
  • heeft hij een actieve plicht om incidenten te melden;
  • handelt hij proactief om de nadelige gevolgen van het incident voor een veilige en betrouwbare kansspelmarkt, meer specifiek de continuïteit van een betrouwbare bedrijfsvoering, de publieke belangen en het consumentenbelang, weg te nemen of - als dat niet mogelijk is - te beperken;
  • levert hij onverwijld aanvullende informatie over het incident, indien de Ksa daarom vraagt en werkt mee in het geval dat de Ksa naar aanleiding van een incidentmelding een onderzoek instelt.
  1. De Ksa houdt toezicht op de uitvoering van deze verantwoordelijkheid en kan ter bescherming van de publieke belangen en het consumentenbelang aanvullende maatregelen nemen.

Meldprocedure

  1. Vergunninghouder meldt een incident onverwijld via de mail: semvergunningen@kansspelautoriteit.nl. Een incident mag telefonisch aangekondigd worden bij zijn contactpersoon binnen de Ksa maar dient in elk geval (ook) per e-mail gemeld te worden.
  2. Vergunninghouder levert bij of aansluitend op de melding alle beschikbare informatie, die relevant is voor inzicht in het incident. De informatie die bij het melden van een incident van belang is betreft:
  • een beschrijving van het voorval;
  • het moment waarop het incident als zodanig is geïdentificeerd;
  • de afhandeling van het incident (beheersmaatregel);
  • de maatregelen genomen ter voorkoming van herhaling van het incident;
  • (de wijze van) herstel van eventuele schade.
  1. Vergunninghouder levert aanvullende informatie over het incident, indien de Ksa daarom vraagt en werkt mee aan een onderzoek dat de Ksa naar aanleiding van een incidentmelding instelt.

Vaststelling

Deze Toelichting is door de Ksa gepubliceerd op 3 september 2019. De toelichting wordt na 2 jaar geëvalueerd en waar nodig herzien.

Zie: Artikel F2 van de vergunningen voor de Staatsloterij, Instantloterij, Lotto, NPL, VL, BGL, Lottovate, Fair Share, Impactloterij, vergunning sportprijsvragen en vergunning Totalisator. Zie ook: Artikel 20 Beschikking Casinospelen 1996.