Aanvragen vergunning in het Koa-portaal

De senior behandelaar is het aanspreekpunt tijdens de aanvraagprocedure. Aan het begin van het traject neemt hij of zij telefonisch contact op en zijn of haar naam staat onderaan de brieven aan de aanvrager.

Tijdens de behandeling kunnen wij vragen stellen over uw aanvraag.

Sommige vragen zullen eenvoudig en snel te beantwoorden zijn. Die vragen hebben in het algemeen geen gevolg voor de beslistermijn. Voorbeeld: u geeft bij de aanvraag aan dat uw bedrijf gaat verhuizen. De vraag is dan of u inmiddels verhuisd bent.

Het kan ook zijn dat een vraag wél gevolgen heeft voor de beslistermijn. Bijvoorbeeld als informatie zo summier is, dat het onvoldoende is om een beslissing te nemen. Dan wordt een extra termijn gegeven om de aanvraag aan te vullen. En wordt de beslistermijn opgeschort.

Wij krijgen veel en vaak gedetailleerde vragen over de concrete invulling van wet- en regelgeving door aanvragers. Deze vragen kunnen wij helaas niet beantwoorden. Wij hebben niet de taak of de capaciteit om individuele kansspelaanbieders bij hun vergunningaanvraag te begeleiden.

Wij verwachten van professionele partijen dat zij in staat zijn om zelfstandig invulling te geven aan de eisen uit wet- en regelgeving. Wij hebben diverse informatie gepubliceerd  - Beleidsregels, Leidraden, Q&A’s - die daarbij helpt.

Mocht u behoefte hebben aan meer concreet advies, dan kunt u juridisch of technisch advies inwinnen bij een deskundige op het gebied van kansspelregelgeving.

Wij geven geen oordeel over de juistheid van de door u gekozen invullingen van concreet kansspelaanbod of beleidsdocumenten, zoals het reclamebeleid of het beleid voor het voorkomen van kansspelverslaving. Wij beoordelen in dit stadium alleen of u in aanmerking komt voor een vergunning.

De praktijk ná vergunningverlening en de uitwerking van uw keuzes in de praktijk, valt buiten de aanvraagprocedure. Dit hoort bij het toezicht op de naleving.

U bent verplicht om alleen gevraagde informatie aan te leveren en wij nemen ook alleen de gevraagde informatie in overweging bij onze beoordeling. Levert u te veel informatie in? Deze laten wij buiten beschouwing.

Let op! U kunt wel extra, niet verplichte informatie bij uw aanvraag voegen als het portaal daar een optie voor biedt. Bijvoorbeeld bij het onderdeel CDB.

U kunt uw aanvraag pas indienen via het portaal als u alle verplichte documenten heeft geüpload. Als er nog verplichte documenten ontbreken, dan geeft het portaal aan welke dat zijn.

Let op! Het portaal controleert alleen óf u alle verplichte documenten heeft geüpload en niet de juistheid of volledigheid van de documenten.

Als uw aanvraag niet volledig blijkt, dan wordt u in de gelegenheid gesteld om de aanvraag aan te vullen.

Bij aanvragen geldt een termijn van maximaal 6 weken voor het aanvullen van informatie. In dat geval schorten wij de beslistermijn op. Wij volgen daarbij de regels van de Algemene wet bestuursrecht.

Een voorbeeld: u doet een aanvraag op 2 mei 2022. De wettelijke beslistermijn is 6 maanden bij een volledige aanvraag. De beslistermijn loopt dus tot 2 november 2022. Uw aanvraag is niet volledig. U krijgt een termijn van 6 weken om uw aanvraag aan te vullen. De aanvraag moet volledig zijn op 13 juni 2022. De beslistermijn eindigt dan 14 december 2022. Let op: bij tussentijdse vragen of verzoeken om aanvulling kan de beslistermijn verder worden verlengd.

Kijk ook naar de termijnen in Artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Het verzwijgen van bepaalde informatie, bijvoorbeeld strafrechtelijke antecedenten, kan direct leiden tot afwijzing van de aanvraag.

Als u aanvullende informatie eerder indient dan gevraagd eindigt ook de termijn van opschorting eerder. Heeft u een termijn gekregen van 3 maanden en dient u de gevraagde informatie in na 2 maanden? Dan eindigt de opschorting ook na 2 maanden. Dat is een wettelijke regeling. U krijgt daar dus geen apart bericht over.

Alle verplichte documenten moet u bijvoegen, anders kunt u uw aanvraag niet indienen. Voor een aantal onderwerpen kunt u de verplichte documenten later aanleveren. Hoe dat werkt, verschilt per onderwerp.

U bent verplicht documenten in PDF formaat te uploaden, bij grote voorkeur optisch doorzoekbaar (OCR). Een plaatje kunt u niet doorzoekbaar maken, dus dat kan niet OCR.

U kunt de user ID en het wachtwoord van de contactpersoon gebruiken of contact opnemen met de Kansspelautoriteit om de contactpersoon bij het account te laten veranderen.

De maximale bestandsgrootte is 10 MB. Maar het advies is om de bestanden zo klein mogelijk te houden, zodat dit de prestaties van het portaal niet negatief beïnvloedt.

U kunt de leges ook betalen voordat u de aanvraag volledig heeft afgerond. U vermeldt bij uw betaling het referentienummer van de aanvraag.  Het bewijs van betaling voegt u toe bij de laatste stap van het indienen van uw aanvraag in het portaal.

Kansspelautoriteit rekeningnummer

BIC: ABNANL2A
IBAN: NL07ABNA0501634479
Ten name van: Kansspelautoriteit, Den Haag

Bij aanvragen die voor 15 april 2021 zijn ingediend: de aanvraag wordt niet verder behandeld als deze niet uiterlijk 1 juli 2021 volledig is.

Bij aanvragen die zijn ingediend op of na 15 april 2021: de aanvraag wordt niet verder behandeld als de verleende termijn is verstreken en de aanvraag niet volledig is.

Het gekoppelde e-mailadres kunt u niet zelf aanpassen. Dit doen wij voor u. Volg daarvoor onderstaande stappen:

1. Maak een nieuw account aan in het portaal met het nieuwe e-mailadres.
   Tip: kies een toekomstbestendig e-mailadres.
2. Dien een verzoek tot wijziging in via de wijzigingenknop in het portaal. U doet dit in het account met het oude e-mailadres. Zorg dat dit verzoek het oude en nieuwe e-mailadres bevat.
3. Na ontvangst van uw verzoek koppelen we uw bestaande account aan het nieuwe e-mailadres. Als dit gelukt is, ontvangt u bericht van ons.
   Let op! Wij voeren geen verificatie uit op uw verzoek. Als een verzoek binnenkomt op een account in het portaal, dan gaan wij ervanuit dat de betreffende vergunninghouder dit verzoek doet. Dat doen wij immers bij alle andere wijzigingsverzoeken ook.

Dat is afhankelijk van de wijziging. Geeft u een nieuw telefoonnummer door, dan heeft dat geen invloed op de beslistermijn. Als er sprake is van een wijziging die evident gevolgen heeft voor de beslissing op uw aanvraag is dat anders.

De beslistermijn wordt dan opgeschort op grond van artikel 4:15, tweede lid, onder b, van de Algemene wet bestuursrecht: de vertraging bij de besluitvorming is toe te rekenen aan de aanvrager.

Tijdens uw vergunningaanvraag kansspelen op afstand bent u verplicht om de wijzigingen door te geven die evident leiden tot een andere uitkomst op de aanvraag, zoals:

• Vestigingsplaats statutaire zetel, hoofdbestuur of hoofdvestiging
• Rechtsvorm van de aanvrager
• Faillissement, liquidatie
• Surseance van betaling of executoriaal beslag of de opheffing daarvan
• Nieuwe antecedenten voor relevante (rechts)personen
• Nieuwe relevante (rechts)personen met antecedenten
• Relevante (rechts)personen met antecedenten met wie alle banden zijn verbroken
• Toevoegen of vervallen van een categorie kansspelen zoals bedoeld in artikel 2.1 van het Besluit kansspelen op afstand en onderdeel 2 van de modelvergunning

De overige wijzigingen zoals bedoeld in artikel 4.41 van het Besluit kansspelen op afstand hoeft u niet te melden. U volgt voor deze wijzigingen de bepalingen van artikel 4.41 van dit Besluit, ook tijdens de aanvraagprocedure.

Voor de volledigheid wijzen wij u ook op artikel 31d Wet kansspelen op afstand.

Als u geen elektronische handtekening gebruikt stuurt u alleen het - met de hand ondertekende - aanvraagformulier per post. Alle verdere bij uw aanvraag benodigde documenten dient u uitsluitend via het portaal in.

Als u ons andere documenten dan het aanvraagformulier per post opstuurt, kan dit het proces voor de vergunningaanvraag vertragen.

U stuurt de uitdraai van uw aanvraagformulier naar:

Kansspelautoriteit
Afdeling vergunningen kansspelen op afstand
Postbus 298
2501 CG Den Haag

De Kansspelautoriteit stuurt u via het portaal een ontvangstbevestiging na ontvangst van de digitale aanvraag. Wij sturen geen ontvangstbevestiging naar aanleiding van een ontvangen betaling of ‘natte handtekening’.

Als wij een betaling niet ontvangen of de met de hand ondertekende print van het aanvraagformulier niet ontvangen, ziet u dat in uw inbox in het portaal.

De Kansspelautoriteit zal u op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht gelegenheid geven om uw aanvraag op deze punten aan te vullen.

Als datum voor de indiening van de aanvraag geldt de datum waarop de aanvraag digitaal via het portaal is ingediend. Dit geldt ook als het uitgeprinte, met de hand ondertekende aanvraagformulier later dan die datum wordt ontvangen. Als wij het met de hand ondertekende aanvraagformulier niet ontvangen, geven wij op grond van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht de gelegenheid om de aanvraag op dit punt aan te vullen. Omdat een ondertekende versie van de aanvraag een vereiste is uit de Awb, kunt u ervoor kiezen uw post aangetekend te versturen.

Elektronische handtekening of handgeschreven

Bij het indienen van uw aanvraag heeft u een voldoende betrouwbare elektronische handtekening nodig of een uitgeprint en met de hand ondertekende download van het aanvraagformulier - zonder bijlagen - dat u per post opstuurt naar:

Kansspelautoriteit
Afdeling vergunningen kansspelen op afstand
Postbus 298
2501 CG Den Haag

Wanneer voldoet mijn elektronische handtekening?

Een gekwalificeerde elektronische handtekening kunnen wij snel controleren, heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening, en bevordert de behandeling van uw aanvraag. Gebruikt u een elektronische handtekening met een onbekend certificaat? Dan kan dit de behandeling van uw aanvraag bemoeilijken.

Uw gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet in ieder geval als deze:

• is verstrekt via een vertrouwensdienst op de vertrouwenslijst van Nederland of vertrouwenslijsten EU
• voldoet aan alle in artikelen 26 en 3, lid 12, van de EIDAS-verordening genoemde eisen:
  a) op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden
  b) de ondertekenaar is ermee te identificeren
  c) tot stand is gekomen met gegevens die alleen de ondertekenaar kan gebruiken;
  d) het mogelijk maakt elke wijziging in gegevens achteraf op te sporen
  e) de handtekening is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen 
  f) de handtekening is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen

Ja, als uw eerdere aanvraag niet verder is behandeld kunt u wel een nieuwe aanvraag indienen. Het is een nieuwe aanvraag, dus u moet wel opnieuw de kosten betalen én u dient alle gevraagde documenten opnieuw via het portaal te uploaden. Let op: u kunt uw eerder ingezonden documenten weer gebruiken, maar voor sommige documenten (zoals de VOG) geldt dat deze van recente datum moeten zijn.

Uw nieuwe aanvraag wordt dan in behandeling genomen.

Ja, als u uw aanvraag heeft ingetrokken kunt u een nieuwe aanvraag indienen. Het is een nieuwe aanvraag, dus u moet wel opnieuw de kosten betalen én u dient alle gevraagde documenten opnieuw via het portaal te uploaden. Let op: u kunt uw eerder ingezonden documenten weer gebruiken, maar voor sommige documenten (zoals de VOG) geldt dat deze van recente datum moeten zijn.

Ja, als uw eerdere aanvraag is geweigerd kunt u een nieuwe aanvraag indienen. Het is een nieuwe aanvraag, dus u moet wel opnieuw de kosten betalen én u dient alle gevraagde documenten opnieuw via het portaal te uploaden. Let op: u kunt uw eerder ingezonden documenten weer gebruiken, maar voor sommige documenten (zoals de VOG) geldt dat deze van recente datum moeten zijn.

Artikel 4:6 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing.