Medewerker personeelsadministratie


Medewerker personeelsadministratie
Kansspelautoriteit, Den Haag

Wegens interne doorstroom is op de afdeling Bedrijfsvoering zo snel mogelijk behoefte aan een medewerker personeelsadministratie.

Een goede en betrouwbare personeelsadministratie is van groot belang voor alle medewerkers van de Kansspelautoriteit. De correcte uitvoering van de cao en van de maandelijkse salarisbetalingen, het integer omgaan met ieders bijzondere persoonsgegevens geven een onmisbare basis van vertrouwen.

Wat ga je doen?

Na het arbeidsvoorwaardengesprek neem jij de nieuwe medewerker onder je hoede. Je stelt het conceptcontract op, onderhoudt het contact daarover met de medewerker, zorgt voor de ondertekening en vraagt de Verklaring omtrent Gedrag aan. Je legt het personeelsdossier aan en zorgt ervoor dat alle benodigde documenten hierin worden verzameld.

Je zorgt ervoor dat er op de eerste dag een laptop, een telefoon en een toegangstoken klaarliggen. Je zorgt voor een fijne ontvangst, geeft alle voorlichting die nodig is en wijst de weg. Na een paar weken neem je contact op om te vragen hoe het gaat, of je nog ergens bij kunt helpen en of de medewerker feedback heeft. Bij het aflopen van de proeftijd attendeer je de manager daarop. Zo geef je invulling aan de onboardingperiode.

Je informeert de medewerkers gedurende hun dienstverband over hun rechten en plichten en je adviseert hen desgevraagd bij de keuzes die zij kunnen maken binnen het arbeidsvoorwaardenpakket.

Je informeert eveneens de managers over de toepassing van de cao en je attendeert hen waar nodig op de tijdige uitvoering van hun personeelstaken. Je verwerkt de ziek- en betermeldingen, wijziging van persoonsgegevens etc. in de daartoe dienende systemen. Je geeft toegangspassen uit. Je bent contactpersoon voor het UWV voor het aanvragen van de WAZO-uitkeringen.

Je zorgt maandelijks voor het aanleveren van de mutaties voor de externe salarisadministratie. Je controleert de loonstroken en beantwoordt de vragen, die daarop terugkomen van de salarisadministrateur voor verwerking in de salarisadministratie. Daarnaast houd je diverse overzichten bij en voorziet het hoofd Bedrijfsvoering van de nodige rapportages.

Je zorgt voor de correcte opslag, beheer en vernietiging van personeelsdocumenten en -gegevens in Synergy (werkstromen en personeelsdossiers) en Camas (het verzuimsysteem). Je zorgt als key user samen met de afdeling Informatisering & Automatisering voor het goed verlopen van de gedigitaliseerde processen, je informeert en instrueert de gebruikers. Je houdt werkinstructies actueel.

Bij einde dienstverband zorg je voor een zorgvuldige begeleiding van dit proces met betrekking tot o.a. het inleveren van de bedrijfseigendommen en de financiële afhandeling. Je helpt zowel de medewerker als de manager hierbij.

Bij wijzigingen in de cao of in de organisatie neem je het voortouw om de ontwikkelingen te vertalen naar de praktische uitvoering, je geeft voorlichting en je zorgt voor de aanpassingen die nodig zijn. Je zorgt ervoor dat de informatie over personeelszaken op intranet up to date is. En je werkt als key user aan het verder digitaliseren van de HR-processen.

Je bent voor de afdeling Bedrijfsvoering de contactpersoon voor de AVG en voor privacyzaken.

Jouw team

Het team van de afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit 12 mensen. Het HR-team maakt hier deel van uit met op dit moment 3 fulltime functies, een senior HR-adviseur, een recruiter en een medewerker personeelsadministratie. Het team is in ontwikkeling met het oog op de verwachte groei in de komende jaren.

Wat heb je daarvoor nodig

Opleiding en ervaring:

  • Een afgeronde Mbo-opleiding, en minimaal drie jaar relevante werkervaring.
  • Goed kunnen werken in geautomatiseerde systemen, bij voorkeur met Exact Synergy en MS office.
  • Kennis en ervaring op het gebied van een overheidscao, het arbeidsrecht en salarisadministratie zijn een voordeel.
  • Je bent bereid het praktijkdiploma loonadministratie (PDL) te behalen binnen het eerste jaar.

Competenties en persoonlijke kenmerken:

  • Oordeelsvorming
  • Klantgerichtheid
  • Resultaatgerichtheid
  • Samenwerken
  • Plannen en organiseren
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

De Kansspelautoriteit

De Kansspelautoriteit is de onafhankelijke toezichthouder voor de naleving van een veilig kansspelaanbod in heel Nederland. Als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) heeft de Kansspelautoriteit een unieke positie tussen overheden, aanbieders, consumenten en de maatschappij.

De Kansspelautoriteit informeert en beschermt consumenten tegen onder andere misleidende reclame en helpt kansspelverslaving voorkomen. De Kansspelautoriteit gaat illegale kansspelen en het misbruik van kansspelen voor criminele activiteiten tegen. Bovendien behoort het reguleren van een passend legaal aanbod tot een van de kerntaken. Onderdeel van deze taak is het beoordelen en toekennen, dan wel afwijzen van vergunningsaanvragen, het toezien op naleving van wet- en regelgeving door vergunninghouders en het handhavend optreden bij het niet naleven daarvan.

De lijnen binnen de Kansspelautoriteit zijn kort, de bureaucratie is minimaal. De sfeer is informeel, werkplezier vinden we belangrijk en gedrevenheid wordt hoog gewaardeerd. Je maakt deel uit van de afdeling Juridische Zaken & Vergunningen, maar als medewerker bij de Kansspelautoriteit ben je breed inzetbaar. Bij de Kansspelautoriteit krijg je structureel aandacht voor je loopbaanontwikkeling en er zijn ruime opleidingsmogelijkheden. Ons kantoor is dichtbij het centrum van Den Haag en direct naast Den Haag Centraal.

Arbeidsvoorwaarden

  • De functie is ingeschaald in schaal 8 BBRA (€ 2.817,71 tot € 3.782,52 bruto bij een 36-urige werkweek).
  • Hiernaast heb je jaarlijks een individueel keuzebudget van 16,37% van het jaarsalaris, dat je kunt laten uitbetalen op het moment dat het jou schikt.
  • Reiskosten woon-werkverkeer worden volledig vergoed o.b.v. OV of via een fietsvergoeding.
  • Je hebt een budget van 64 extra verlofuren per jaar, die je kunt opnemen, verkopen of onbeperkt sparen tot een maximum van 3600 uur.
  • De Kansspelautoriteit maakt geen deel uit van het Rijk, maar de gebruikelijke arbeidsvoorwaarden binnen het Rijk (www.caorijk.nl) zijn van toepassing.
  • Deze functie valt onder de FGR-functietypering medewerker verwerken en behandelen.
  • Bij de Kansspelautoriteit geven we op allerlei manieren aandacht aan de balans werk-privé. Zo blijft er een ruime mogelijkheid om thuis te werken, maar er is ook altijd een fijne werkplek op kantoor voor je ter beschikking.

Solliciteren?

De uiterste reactiedatum voor deze vacature is 12 januari 2022.

Je kunt je sollicitatie richten aan wervingenselectie@kansspelautoriteit.nl ter attentie van Alexandra de Vries, afdelingshoofd Bedrijfsvoering. Voor meer informatie over de functie of de procedure kun je terecht bij Debora Nelissen, HR/Recruitment Adviseur, via telefoonnummer 06-82 46 85 09.