Administratief medewerker / Griffier

Wat ga je doen?

Als griffier bij het cluster Juridische Zaken van de Kansspelautoriteit (Ksa) zorg je ervoor dat alle juridische zaken en procedures soepel verlopen door het bewaken van het overzicht over alle lopende zaken, door het vormen van goede dossiers en door intensieve samenwerking met de zaakbehandelaars (juristen). Jij draagt er in belangrijke mate aan bij dat de juristen hun werk goed kunnen uitvoeren, want een uitstekende, kwalitatieve en betrouwbare administratieve organisatie is hierbij van groot belang.

Concreet:

Als griffier ben je verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling en tijdige en juiste verwerking van zaken, alles zorgvuldig binnen de juridische kaders en de interne procedures. De taken zijn ter ondersteuning van de juristen van het cluster Juridische Zaken.

De werkzaamheden houden in:

• Registreren van zaken en projecten, inclusief procedurele gegevens in het geautomatiseerd systeem (Exact Synergy).
• Verwerken van de binnengekomen correspondentie en verzorgen van de uitgaande correspondentie.
• Beheren dossiers en zorgen dat alle relevante stukken op de juiste manier worden verzameld, bewaard en gebundeld voor verder gebruik.
• Procesdossiers in gereedheid brengen voor bezwaarzaken bij de Kansspelautoriteit zelf of procedures bij de rechtbank.
• Archiveren van afgedane dossiers.
• Zorgdragen voor termijnbewaking.
• Bijhouden van een overzicht van alle juridische zaken die spelen.
• Bijhouden van managementoverzichten.
• Functioneren als aanspreekpunt voor de zaakbehandelaars voor wat betreft stand van zaken van verschillende procedures.
• Notuleren bij hoorzittingen van de Kansspelautoriteit.
• Lakken en publiceren van documenten in het kader van de Wet open overheid.

Uiteraard worden alle taken uitgevoerd in nauwe samenwerking met de twee andere griffiers van het cluster Juridische Zaken en met de collega’s van de administratie binnen het cluster Vergunningen en de afdelingen Handhaving, Toezicht en Zorgplicht Online.

Jouw afdeling

Je houdt je bij de afdeling Juridische Zaken & Vergunningverlening bezig met alle onderwerpen van de Kansspelautoriteit. Zo treden wij op tegen vergunninghouders die de Wok overtreden en aanbieders die kansspelen aanbieden zonder vergunning. Daarnaast kom je in aanraking met spelers die hun speelgedrag niet meer zelf in de hand hebben. De speler zelf, of zijn omgeving, kan een beroep doen op de Kansspelautoriteit voor een gokstop. Bezwaren tegen een gokstop worden door Juridische Zaken behandeld.

Collega Ann van Leeuwen, vertelt:

“Een dag op de griffie is zelden hetzelfde. De taken van de griffier zijn heel divers. De ene dag help je een jurist om een dossier op orde te krijgen, de volgende dag ben je bezig om een boetebesluit te versturen. Tijdens hoorzittingen is er ook direct contact met de bedrijven die bezwaar hebben ingediend bij de Kansspelautoriteit. De griffiers nemen ook deel aan verschillende afdelingsoverstijgende overleggen binnen de Ksa. Zo is er een maandelijks overleg over dossiervorming, overleggen over tijdschrijven en overleg over het document management systeem. De griffiers hebben hier een belangrijke rol in om te zorgen dat deze zaken goed geregeld zijn zowel voor hun eigen werk als voor het werk van de juristen.

Samenwerken is op de griffie erg belangrijk, overleggen over waar je mee bezig bent zodat de collega griffiers hier ook van op de hoogte zijn. De sfeer is informeel en we helpen elkaar daar waar nodig en mogelijk. Door de groei van de afdeling met meer juristen is er op de griffie behoefte aan extra capaciteit om de juristen zo goed mogelijk te blijven ondersteunen.”

Dit afwisselende werk ga je doen in een inspirerend team waarbij humor en eigenaarschap voorop staat. Het cluster JZ binnen JZ&V bestaat momenteel uit veertien juristen, twee griffiers, een coördinator en een afdelingshoofd. Het team bestaat uit collega’s van verschillende leeftijden en kwaliteiten. Ze zijn allen zeer betrokken en staan voor elkaar klaar. In het wekelijkse team overleg worden o.a. knelpunten in dossiers met elkaar besproken. Dit levert uiteraard de nodige interessante en inspirerende discussies op.

Wat heb je daarvoor nodig?

Je hebt een MBO werk- en denkniveau. Je bent zeer secuur en hebt kennis van en ervaring met het bewaken van juridische processen (bezwaar, beroep, voorlopige voorziening). Je kunt goed werken in geautomatiseerde systemen zoals Exact Synergy en MS office of kunt je dat snel eigen maken. Kennis en ervaring op het gebied van de Algemene wet bestuursrecht is een belangrijk onderscheidend criterium.

Competenties en persoonlijke kenmerken:

• Oordeelsvorming
• Nauwkeurig
• Integriteit
• Klantgerichtheid
• Resultaatgerichtheid
• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Zeer goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Arbeidsvoorwaarden

• De functie is ingeschaald in schaal 8 (€ 3.246,16 tot € 4.340,57 bruto bij een 36-urige werkweek). Het salaris is mede afhankelijk van ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen.
• Reiskosten woon-werkverkeer worden volledig vergoed o.b.v. OV (2^eklas) of via een fietsvergoeding.

Overige arbeidsvoorwaarden

• Je hebt een budget van 64 extra verlofuren per jaar, die je kunt opnemen, verkopen of onbeperkt sparen tot een maximum van 3600 uur.
• Een goede pensioenregeling.
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling.
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
• Bij de Kansspelautoriteit geven we op allerlei manieren aandacht aan de balans werk-privé. Zo blijft er een ruime mogelijkheid om thuis te werken, maar er is ook altijd een fijne werkplek op kantoor voor je ter beschikking. De eerste paar maanden zien we je graag wat vaker op kantoor om in te werken, maar daarna is het een kwestie van onderling overleg.
• De Kansspelautoriteit maakt géén deel uit van het Rijk, maar de gebruikelijke arbeidsvoorwaarden binnen het Rijk (caorijk.nl) zijn van toepassing.
• Deze functie valt onder de FGR-functietypering: medewerker behandelen en ontwikkelen.

Solliciteren?

De uiterste reactiedatum voor deze vacature is 11 december 2024.

Je kunt je sollicitatie richten aan wervingenselectie@kansspelautoriteit.nl ter attentie van Laurence Gimbrere, afdelingshoofd Juridische Zaken en Vergunningen.